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Projekt-Management und Service-Engineering
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Dokumentenmanagement
Gemäss der Association for Information and Image Management umfasst Dokumentenmanagement, Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten.
Dokumente, die nur auf Papier zu finden sind werden eingescannt und durchsuchbar gemacht. Zu beachten sind bereits hier die Anforderungen des Obligationenrechts und der Geschäftsbücherverordnung (digitale Signierung).
In einem zweiten Schritt werden die Dokumente manuell oder automatisch «verschlagwortet», mit Metadaten versehen, indexiert und klassifiziert. Je nach Umfang der Dokumentensammlung kann auch eine automatische Textanalyse durchgeführt werden.
Dazu wird der Inhalt der Dokumente aufbereitet mit Methoden wie Tokenisierung, Stemming, Lemmatisierung und der Indexerstellung.
Mit Text Mining können Muster und Relationen identifiziert werden , die anderweitig schwer zu erkennen sind, beispielsweise um neues Wissen zu generieren.
Im dritten Schritt werden die Dokumente zu Dossiers zusammengefasst. Ein Dossier ist die Gesamtheit aller Dokumente zu einem Geschäftsvorfall. Abgelegt werden diese gemäss eines prozessorientierten Aktenplans in einer effizienten Dossierstruktur.
In einem letzten Schritt kann eine lokale Suchmaschine bzw. ein Dokumenten-Managementsystem installiert werden, um Dokumente nach unterschiedlichen Kriterien schnell wiederzufinden.